Effiziente Meetings mit Wirksamkeit

Effiziente Meetings mit Wirksamkeit

Hetzen von Termin zu Termin. Kaum noch Zeit für eMails, Rückrufe oder Gespräche mit den Mitarbeitern. Und je weiter oben in der Hierarchie, um so häufiger ist die Teilnahme an Meetings notwendig. Und wenn man gerade nicht eingeladen ist, organisiert man schnell selbst ein Meeting. Doch: Sind diese Meetings alle notwendig? Und wenn: Werden sie effizient, ressourcenschonend und wirksam durchgeführt, sind es effiziente Meetings?

Mein Führungsalltag war sehr von Besprechungen, Sitzungen oder Meetings geprägt: Wöchentlich trafen sich alle Führungskräfte der Führungsgesellschaft. Monatlich trafen sich ganztägig alle Führungskräfte der gesamten Organisation, einschließlich derer aus dem Ausland. Dazwischen gab es Projektsitzungen, Meetings mit dem eigenen Team, Besprechungen in den Standorten und Tochtergesellschaften, Konferenzen auf Unternehmensbereichs- und Konzernebene. Mancher Tag verging, ohne dass ich nennenswert an meinem Schreibtisch die allfälligen Dinge erledigen konnte.

Geht es Ihnen vielleicht auch so?

Wenn ich aus heutiger Sicht in die damalige Realität hinein fühle, wird mir eines bewusst: Je mehr Meetings, um so wichtiger, um so gefragter fühlte ich mich. Ich durfte meinen Senf dazu geben, manchmal zu Themen, von denen ich nicht die geringste Ahnung hatte. Na ja, jedenfalls hat es meinem Ego gedient, ich war wichtig. Dummerweise vergeuden wir die meiste Zeit, während wir unserem Ego dienen. Effiziente Meetings waren das auf keinen Fall.

Falls Sie unter dieser Meeting-Kultur leiden und etwas ändern wollen, gebe ich Ihnen nachstehend einige Anregungen.

Wozu überhaupt Meetings?

Aus meiner Sicht gibt es nur drei bedeutsame Anlässe, um ein Meeting einzuberufen:

• Themen mit offenem Ausgang diskutieren
• Entscheidungen treffen
• Ideen generieren

Meetings konsequent streichen

Bevor Sie die Frage stellen, wie Sie Meetings effizienter machen können, stellen Sie die Frage, ob das Meeting überhaupt notwendig ist.

Fast reflexartig werden Meetings angesetzt. Und je wichtiger das Meeting erscheinen soll, um so größer wird der Teilnehmerkreis gezogen. Doch haben Sie geprüft, ob es eine bessere Alternative für das Meeting gibt?

Ein zweistündiges Meeting mit 10 Führungskräften und hochkarätigen Mitarbeitern kostet Sie sehr schnell mehr als 2.000 Euro an Personalkosten.

Wie oft sitzen Sie in Besprechungen, in denen lediglich Informationen transportiert werden? Bei diesen Präsentationen ist es oft so, dass eine hochrangige Führungskraft mit schlechter Rhetorik Ihnen jede einzelne Folie vorliest. Das sind meines Wissens die teuersten Hörbücher, die es gibt.
Verschicken Sie die Präsentation und streichen Sie das Meeting, wenn es nur um Information geht.

Da fahre ich zu einer Besprechung von meinem damaligen Wohnort Möhnesee nach Stuttgart zu einer Tochtergesellschaft, um dort zwei Stunden lang dem Geschäftsführer und den unmittelbar unterstellten Führungskräften ein neues Personalentwicklungs-Instrument vorzustellen. Feedback: „Danke, dass Sie gekommen sind.“ Anschließend gingen wir alle zusammen essen und unterhielten uns über Fußball, Urlaub, Frauen und sonstige Dinge. Jetzt waren fünf Stunden vergangen für alle und für mich kamen noch 7 Stunden für An- und Abreise dazu. Das hätte ich besser mit einem kleinen Handout machen können.

Entscheiden Sie Ihre Teilnahme an einem Meeting anhand der Frage: Würde das Meeting abgesagt oder verschoben, falls Sie plötzlich verhindert wären?

Effiziente Meetings gründlich vorbereiten

Jedes Meeting sollte gut vorbereitet werden. Und zwar von jedem Teilnehmer! Sollten Sie sich auf ein Meeting nicht vorbereiten müssen, dann ist Ihre Teilnahme vermutlich nicht notwendig.
Zur Vorbereitung müssen alle notwendigen Informationen rechtzeitig vorab versandt werden, damit jeder genügend Zeit dazu hat.

Erwarten Sie von allen Teilnehmern, dass sie vorbereitet sind. Akzeptieren Sie niemals, dass Diskussionen zwischen unvorbereiteten Teilnehmern geführt werden. Brechen Sie konsequent ab und vertagen Sie das Thema auf einen späteren Zeitpunkt. Und schenken Sie den unvorbereiteten Teilnehmern möglichst wenig Aufmerksamkeit. „Wie ich feststelle, haben nicht alle die Unterlagen
durchgearbeitet. Wir vertagen das Thema auf die nächste Sitzung.“ Punkt – Ende – Aus. Kein Satz mehr. Ansonsten erfährt dieser unerwünschte Zustand zuviel Aufmerksamkeit – und wird häufiger auftreten.

Meetings nur mit Tagesordnung

Legen Sie rechtzeitig vor (!) einem Meeting die Tagesordnung fest und geben Sie diese, ggfs. mit weiteren Informationen allen Teilnehmern zur Kenntnis. Dabei gilt: Je weniger Tagesordnungspunkte um so besser. Nehmen Sie also nur die Themen auf, die anders nicht zu bearbeiten sind.
Gute Erfahrung habe ich mit einer zeitgebundenen Tagesordnung gemacht. Das fördert die Disziplin und macht es möglich, dass Teilnehmer auch nur zu einzelnen Tagesordnungspunkten dazu kommen.
Aus neurologischer Sicht empfehle ich Ihnen, zu jedem Tagesordnungspunkt das Ergebnis zu formulieren. Zum Beispiel

• Auftrag für neue Gebäudereinigungsfirma ab 1. Mai beschlossen.
• 10 umsetzbare Ideen für die Marktdurchdringung in Polen, Litauen und Estland.
• Drei Werbeanzeigen für das IV. Quartal festgelegt.
• Meinungsbild zur Marktsituation in Frankreich abgestimmt.

Formulieren Sie immer das Ergebnis und niemals einen Prozess. Das verhindert auch völlig überflüssige Monologe von Selbstdarstellern nach dem ein Tagesordnungspunkt bereits erledigt ist.

Und: Vermeiden Sie nach Möglichkeit den Tagesordnungspunkt „Verschiedenes“. Dieser meist als Letztes genannte Punkt öffnet ein weites Feld für höchst unwichtige Informationen und ineffiziente Plauderei. Bedenken Sie einfach als Faustformel: Jede Minute kostet je Teilnehmer etwa einen Euro an Personalkosten.

Meetings beginnen pünktlich

Grundsätzlich beginnen effiziente Meetings zur festgelegten Zeit. Erzeugen Sie Verbindlichkeit.
Da beklagte sich ein Kollege bei mir, dass seine Mitarbeiter mit den Arbeiten kaum pünktlich fertig werden. Ständig müsse er nachhaken und Nachfristen geben. Eines Tages wurde ich für 10.00 Uhr zu einer Teambesprechung eingeladen. Er selbst kam um 10.02 Uhr und plauderte dann noch mit einem seiner Mitarbeiter bevor die Sitzung dann um 10.13 Uhr tatsächlich begann. Wen wundert es da, dass die Mitarbeiter mit ihrer Arbeit nie rechtzeitig fertig werden. Pünktlichkeit ist ein Grundsatz. Wird er nur einmal nicht eingehalten, öffnet das für Unpünktlichkeit an allen Stellen Türen und Tore.
Häufig hat es sich als hilfreich erwiesen, Besprechungen zu ungeraden Zeiten anzusetzen. Unser Wochengespräch begann immer um 9.37 Uhr, und alle waren pünktlich.

Wenn ich sage „beginnen Sie Meetings pünktlich“ dann meine ich nicht, dass dann alle da sein sollten, sondern dass es zu diesem Zeitpunkt wirklich los geht. Sollten dann Teilnehmer verspätet erscheinen, empfehle ich folgendes:

Wenn der Teilnehmer den Raum betritt, wird das Meeting wortlos unterbrochen, bis der Teilnehmer seinen Platz eingenommen hat. Es darf jeder mitbekommen, dass er oder sie unpünktlich ist. (Das gilt im Übrigen auch, falls ein Teilnehmer während des Meetings den Raum verlässt!)
Fahren Sie dann einfach kommentarlos in Ihrer Tagesordnung fort. Es gibt keine Wiederholung oder Zusammenfassung des Verpassten!

Nur so „erziehen“ Sie die Teilnehmer zu mehr Disziplin.

Zukunftsgewandte Tagesordnungspunkte

Ich empfehle, rückwärtsgewandte Tagesordnungspunkte (also Berichte über Vergangenes) als Bericht zu verfassen und auf anderem Weg den Teilnehmern zur Verfügung zu stellen. „Gelegte Eier sind gelegt, darüber wird nicht mehr gegackert.“ Zukunftsgewandte Tagesordnungspunkte haben mehr Energie und die Notwendigkeit, Entscheidungen zu treffen, Themen zu diskutieren oder Ideen zu generieren.

Hinsichtlich zukunftsgewandter Themen sollten Sie jedoch einen wichtigen Aspekt bedenken: Kollektiv getroffene Entscheidungen sind tendenziell riskanter, weil sich jeder darauf verlässt, dass der andere vorsichtig genug ist. Außerdem möchte man ja schließlich auch nicht als „Reichsbedenkenträger“ abgestempelt werden und geht damit ein höheres Risiko ein. Bei Fehlentscheidungen tragen immer auch die anderen die Schuld.

In diesem Zusammenhang: Setzen Sie niemals ein Thema auf die Agenda, zu dem Sie bereits eine Entscheidung getroffen haben. Das wird sofort als Pseudo-Demokratie wahrgenommen.

Meetings werden protokolliert

Ich empfehle dringend ein Ergebnisprotokoll. In 1990er Jahren habe ich, damals in der Konzernholding arbeitend, noch erlebt, dass Verlaufsprotokolle angefertigt wurden. Wohl dem, der Stenografie beherrschte oder sehr schnell schreiben konnte, um jeden Wortwechsel zu notieren. Dies ist meist unnütz. Und da, wo es nötig ist, lassen Sie ein Diktiergerät oder eine Videokamera mitlaufen.
Das Ergebnisprotokoll hält lediglich die Ergebnisse fest. Ich selbst bin ein Freund des Flipcharts. Hier können Sie die Ergebnisse laufend und für alle sichtbar protokollieren. Anschließend fotografieren Sie die Charts ab und schicken sie jedem zu. Fertig.

Bestandteile des Ergebnisprotokolls können auch to-do’s sein. Legen Sie am Ende eines Tagesordnungspunktes also fest, wer, was, bis wann und mit welchem Ergebnis zu erledigen hat. Auch hier kommt es sehr exakt auf die Ergebnisformulierung und nicht auf den Prozess an. Herr Meier sammelt also nicht bis zum nächsten Treffen ein paar Ideen. Sondern: Jeder Teilnehmer hat bis 10 Tage vor dem nächsten Meeting ein Konzeptpapier mit drei umsetzbaren Ideen in Händen.

Meetings profitieren von Professionalität

Lassen Sie auch kleinere Meetings moderieren. Das müssen Sie gar nicht selbst machen. Geben Sie z. B. Ihren Mitarbeitern die Chance, sich hier zu profilieren und dabei zu lernen. Dies gilt insbesondere, wenn Sie sich inhaltlich in das Meeting einbringen wollen oder müssen.

Der Moderator sorgt dafür, dass nicht vom Thema abgewichen wird und der Zeitplan eingehalten wird. Er unterbindet überlange Redebeiträge, die der Selbstdarstellung oder Selbstbeweihräucherung dienen. Er sorgt für einen pünktlichen Beginn und ein pünktliches Ende des Meetings. Er trägt jedoch keine inhaltliche Verantwortung.

Oft habe ich Meetings erlebt, in denen die Teilnehmer noch Sekundärbeschäftigungen nachgingen, wie beispielsweise eMails lesen und beantworten, im Internet surfen oder die Post- oder Unterschriftenmappe durcharbeiten. Nur um es klar zu sagen: Wer während des Meetings Zeit hat, eMails zu beantworten oder irgend etwas anderes zu tun, gehört nicht in das Meeting! Nicht nur, dass wertvolle Zeit vergeudet wird. Es wird auch Geringschätzung und Ignoranz gegenüber den Inhalten und den anderen Teilnehmern demonstriert. Und das holt Sie früher oder später wieder ein.

Effiziente Meetings sind harte Arbeit und keine sozialen Anlässe.

Ich halte es für absolut notwendig, das soziale Miteinander zu pflegen. Meetings sind jedoch Arbeit, harte Arbeit und erfordern Disziplin, Konsequenz und Achtsamkeit. Ich bin überzeugt, dass gerade in Meetings unendlich viele Ressourcen verschleudert werden. Und die demotivierende Wirkung geht weit über das Meeting hinaus.

Meetings im Stehen sind deutlich kürzer

Wenn Sie richtig effizient werden wollen, lassen Sie Ihre Meetings im Stehen stattfinden. Dies bietet sich insbesondere bei täglichen oder wöchentlichen Routine-Meetings an. Dazu kommt, dass wir im Stehen häufig besser denken und entscheiden können. Probieren Sie es einfach mal aus.

Zusammenfassung

• Nicht absolut notwendige Meetings konsequent streichen.
• Meetings sind keine Informationsveranstaltungen.
• Meetings meiden, wenn Teilnahme nicht unbedingt erforderlich.
• Meetings gründlich vorbereiten und abbrechen bei unvorbereiteten Teilnehmern.
• Tagesordnung vorher mit Zeitraster festlegen.
• Ggf. Teilnehmer nur zu speziellen Tagesordnungspunkten einladen bzw. selbst nur zu notwendigen Tagesordnungspunkten erscheinen.
• Tagesordnungspunkte auf der Agenda als Ergebnis formulieren.
• Tagesordnung ohne den Punkt „Verschiedenes“.
• Effiziente Meetings pünktlich beginnen und beenden.
• Meetings nur mit zukunftsgewandten Themen.
• Protokollierung als Ergebnisprotokoll.
  Moderation von Meetings nicht durch „ranghöchsten“ und möglichst nicht durch inhaltlich involvierte Teilnehmer.
• Keine Selbstdarstellungen und -beweihräucherungen zulassen.
• Keine Fremdtätigkeiten während des Meetings (z. B. eMail, Internet etc.).
• Wenn möglich, effiziente Meetings im Stehen durchführen.