Meeting-Kultur: Wie Sie täglich zwei Stunden Zeit gewinnen.

Bei den meisten Führungskräften beginnt der Arbeitstag mit Zeitung lesen, eMails checken, kurze Rücksprachen und Aufgaben verteilen. Dann folgt ein Meeting dem nächsten. Das letzte endet um 17.30 Uhr. Zurück ins Büro. Unterschriften, Rückfragen und der Kollege steht noch in der Tür. Irgendwann haben Sie den Tag geschafft – und der Sie. Zu den eigentlich wichtigen Aufgaben sind Sie nicht gekommen. Falls das für Sie okay ist, können Sie hier aufhören zu lesen.

Meeting-Kultur – Teil 1

Der betriebswirtschaftliche Verlust durch Meetings geht allein in Deutschland in die Milliarden. Als Veranstalter lädt man eher großzügig ein. Man will ja keinen verprellen. Außerdem könnte es sein, dass es vielleicht doch einen wertvollen Beitrag gibt. Die meisten sind politisch eingeladen und nicht, weil sie der Sache dienen.

Ein weiterer Verlust resultiert daraus, dass Agenda und Ergebnis nicht klar sind. Man diskutiert, verhäddert sich in unwesentlichen Details. Am Ende wird keine Entscheidung getroffen, weil … nun, weil man noch einmal zusammenkommen muss. Oft dauern Meetings zwei Stunden, obwohl sie inhaltlich in 20 Minuten hätten erledigt werden können.

Der dritte Verlust ergibt sich aus schlechter Moderation. Das führt dazu, dass viele Dinge redundant von möglichst vielen Teilnehmern gesagt werden, treu nach dem Motto: Es ist zwar alles gesagt, aber noch nicht von jedem.

Meeting-Kultur – Teil 2

Immer und immer wieder höre ich von Führungskräften, dass sie überhaupt keine Zeit haben. Sie haben keine Zeit für wirklich wichtige Gespräche mit den Mitarbeitern, für Ziele und Visionen, um Orientierung zu geben, für strategische Überlegungen und auch nicht für die eigene Weiterbildung. Mitarbeiterführung fällt meist hinten unter.

Das ist nicht befriedigend. Allerdings, Sie sind Führungskraft. Sie haben eine gewisse Bedeutung und ein Mitspracherecht in den Themen. Sie wollen und müssen auch aus angrenzenden Bereichen Informationen erhalten. Sie müssen sich zeigen, präsent sein, falsche Entwicklungen stoppen und gute befördern. Man hat Sie zur Führungskraft gemacht, damit Sie Einfluss nehmen. Eine Führungskraft ohne Meetings ist keine Führungskraft.

In Ihnen selbst ist eine Meeting-Kultur entstanden, von der Sie glauben, dass Ihr Verhalten genau so richtig ist. Schließlich tun das auch alle anderen. Sie sind überzeugt, dass es sicherer ist, zum Meeting zu gehen, wenn man schon eingeladen wurde. Und Sie glauben auch, dass man nur dann wichtig ist, wenn man häufig und regelmäßig Meetings ansetzt bzw. an Meetings teilnimmt. Notfalls muss man sich selbst einladen.

Meeting-Kultur – Sie als Führungskraft

Jetzt sind es gerade nicht die anderen, sondern Sie selbst, die eine entsprechende Haltung oder Meeting-Kultur für sich selbst entwickelt haben.

Sie sind Führungskraft. Wollen Sie nur das Schiff auf Kurs halten? Sie wären in bester Gesellschaft. Oder wollen Sie den Durchbruch? Wollen Sie nicht eine kleine Leistungsentwicklung sondern einen Leistungssprung? Wollen Sie wirklich etwas bewegen? Wollen Sie Ergebnisse?

Wie Sie (zunächst) zwei Stunden Zeit gewinnen – jeden Tag.

Haben Sie die Ziele Ihres Verantwortungsbereiches für die nächsten Jahre klar? Ist Ihnen klar, wo Sie mit Ihrem Team in fünf Jahren stehen? Dann hilft Ihnen ein Prinzip, mit dem Sie exakt entscheiden können, ob Sie ein Meeting ansetzen bzw. zu einem Meeting hingehen. Wir nutzen hierzu das Eisenhower-Prinzip.

Meeting wichtig und dringend

Überprüfen Sie konkret an Ihren Zielen (und bitte nur an diesen), ob das Meeting für die Zielerreichung wichtig ist und dringend ist. Nur dann setzen Sie persönlich ein Meeting an bzw. nehmen eine Einladung an.

Meeting unwichtig, aber dringend

Wenn das Meeting für die Zielerreichung nicht wichtig ist, sollten Sie es am besten absagen. Falls das nicht möglich ist, entsenden Sie einen Mitarbeiter (aber frustrieren Sie ihn damit nicht!)

Meeting wichtig, aber nicht dringend

Wenn das Meeting für Ihre Zielerreichung zwar wichtig ist, aber nicht dringend, dann terminieren Sie es gut und bereiten Sie es optimal vor. Dazu gehört eine Agenda, Meeting-Regeln, ggf. individuelle Vorbereitung usw.

Meeting weder wichtig noch dringend

Sagen Sie das Meeting bzw. Ihre Teilnahme ab. Wenn Sie wirklich wichtig sein wollen – im Sinne von Ergebnissen – nehmen Sie konsequent an solchen Meetings nicht teil. Dazu braucht es etwas Mut und vielleicht das eine oder andere klärende Gespräch. Aber top-erfolgreiche Führungskräfte vergeuden nicht ihre wertvolle Zeit mit unwirkamen Meetings.

Meine Empfehlung

Falls Sie mit der Masse mitschwimmen möchten, was zwar oft ärgerlich, aber weniger anstrengend ist, nehmen Sie an jedem Meeting teil, das sich anbietet.

Falls Sie überlegen, ob vielleicht doch mehr möglich ist, ob etwas möglich ist, was Sie bisher und viele andere für unmöglich hielten, falls Sie wirklich etwas bewegen wollen, dann fangen Sie mal mit der letzten Kategorie an: Wenn Meetings weder wichtig noch dringend sind, sagen Sie ab! Das fühlt sich erst einmal sehr komisch an. Aber wer sind Sie, dass Sie Ihre wertvolle Berufs- und auch Lebenszeit vergeuden. Seien Sie es Ihrem Unternehmen und sich selbst wert!