Mitarbeitergespräch exzellent führen

Häufig führen Führungskräfte gegen Ende des Jahres das allfällige Mitarbeitergespräch. Sie sind oft für beide Seiten lästig, häufig formal vorgeschrieben, aber verpflichtend. Welche Chance liegt für Sie in einem solchen Gespräch? Wie können Sie das Gespräch so gestalten, dass mehr Engagement und Motivation entsteht? In diesem Beitrag finden Sie ein paar Tipps.

Mitarbeitergespräche können aus ganz unterschiedlichen Anlässen geführt werden: Ende der Probezeit, Vertragsende, Feedback, Rückkehr aus längerer Krankheit, Mitarbeiterförderung und -entwicklung, Konflikte und manches mehr. Es gibt also einzelfallbezogene Anlässe, klassischerweise aber auch das jährliche Mitarbeitergespräch. Führungskraft und Mitarbeiter sollen sich möglichst auf das Gespräch vorbereiten. In der Regel ist die Führungskraft kommunikationsstärker als der Mitarbeiter und darüber hinaus in einer dominanteren Rolle. Oft hat sie deshalb auch größere Gesprächsanteile. Damit wird das Gespräch für den Mitarbeiter zu einem wenig erbaulichen Austausch.

Das exzellente Mitarbeitergespräch

Wie kann das Gespräch für beide Seiten einen positiven Effekt haben? Anhand der neun Grundprinzipien der Neurologischen Führung möchte ich nachstehend ein paar Tipps für ein exzellentes Mitarbeitergespräch ableiten.

Verstehbarkeit

Mitarbeiter sind motivierter, wenn sie Transparenz über ihr Aufgabengebiet empfinden und dieses in ein größeres Ganzes einordnen können. Für Führungskräfte ist das oft eine Selbstverständlichkeit, für Mitarbeiter deshalb noch lange nicht.

TIPP: Versuchen Sie im Mitarbeitergespräch herauszufinden, welche Perspektive der Mitarbeiter hat. Welche Zusammenhänge sieht er, welche Bedeutung misst er seiner/ihrer Arbeit für die Unternehmensziele bei? Seien Sie der Forschende und Fragende. Lenken Sie die Wahrnehmung des Mitarbeiters auf übergeordnete oder benachbarte Funktionsbereiche. Vermeiden Sie aber eine oberlehrerhafte Haltung, mit der sie auf die richtige Antwort warten.

Fokussierung

Mitarbeiter sind motivierter und arbeiten deutlich effizienter, wenn ihnen die Ziele klar sind. Für die meisten Mitarbeiter sind die Ziele aber überhaupt nicht klar, was oft flächendeckende Demotivation zur Folge hat.

TIPP: Finden Sie zunächst heraus, wie klar dem Mitarbeiter die Ziele sind. Falls Sie das nicht sind, liegt es nicht am Mitarbeiter! Machen Sie die Ziele klar und sorgen Sie dafür, dass der Mitarbeiter sie nicht nur versteht, sondern sich dafür auch begeistern kann. Das erreichen Sie auch, in dem Sie mit ihm über wertvolle Beiträge des Mitarbeiters sprechen, die der Zielerreichung dienen. Ganz sicher gelingt es auch, Beiträge zu identifizieren, die der Zielerreichung nicht dienen. Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter mit dem Ziel, diese Beiträge zu eliminieren.

Partizipation

Mitarbeiter wollen sich einbringen. Häufig werden Mitarbeiter bevormundet und erzeugen damit hohe Demotivation. Der Mitarbeiter hat das Gefühl, unbedeutsam zu sein.

TIPP: Besprechen Sie mit dem Mitarbeiter, wo er sich gerne aktiver einbringen möchte. Diskutieren Sie, wie er sein Aufgabengebiet stärker selbstgestalten kann und wie und in welchem Rahmen er eigenständige Entscheidungen treffen soll. Vertrauen Sie Ihrem Mitarbeiter – er kann mehr als wir glauben.

Würdigung

Häufig ist Feedback auch Gegenstand von Mitarbeitergesprächen. Vielleicht kennen Sie die Empfehlung, Lob und Kritik im ausgeglichenen Verhältnis zu äußern. Alle neurobiologischen und psychologischen Erkenntnisse sprechen gegen diese Praxis.

TIPP: Stärken Sie die Bedeutsamkeit des Mitarbeiters für Ihr Unternehmen und Ihren Verantwortungsbereich. Fragen Sie im Mitarbeitergespräch aber auch, in welchen Bereichen er sich selbst weiter entwickeln möchte und wo er möglicherweise noch Defizite sieht. Halten Sie sich mit Kritik zurück, da sie in der Regel zu weit vom zu kritisierenden Zeitpunkt entfernt ist. Verschieben Sie das auf den konkreten Anlass außerhalb des Mitarbeitergesprächs. Falls Sie dennoch Kritik äußern wollen, beherzigen Sie die Größer-Drei-zu-Eins-Regel: Nennen Sie mindestens drei positive Aspekte je negativen Aspekt.

Verbundenheit

Fühlen sich Mitarbeiter nicht verbunden, empfinden sie Schmerzen, die neurobiologisch den körperlichen entsprechen. Fühlen Mitarbeiter jedoch, dass sie dazugehören und wichtig sind, entwickeln sie eine hohe Motivation.

TIPP: Stellen Sie heraus, welche Bedeutung der Mitarbeiter für den Verantwortungsbereich hat. Fragen Sie danach, wie er sich eingebunden fühlt und was er noch braucht, um dieses Gefühl zu verstärken. Besprechen Sie den Nutzen, den andere von diesem Mitarbeiter haben. Häufig ist das den Mitarbeitern überhaupt nicht bewusst.

Sinnhaftigkeit

Menschen sind sinngetrieben. Das gilt natürlich auch für Mitarbeiter. Je sinnvoller eine Aufgabe aus Sicht des Mitarbeiters ist, um so mehr wird er sich dafür engagieren.

TIPP: Ergründen Sie im Gespräch, welchen Sinn der Mitarbeiter in seinen Aufgaben findet. Lenken Sie seine Aufmerksamkeit insbesondere auf den Nutzen, den seine Arbeit für Andere im Unternehmen oder auch außerhalb hat. Studien zeigen, dass Mitarbeiter sich deutlich stärker engagieren, wenn sie dazu beitragen, dass es anderen besser geht.

Vertrauen

Vertrauen ist eine unabdingbare Voraussetzung, um effizient zusammenzuarbeiten. Misstrauen sorgt beständig dafür, dass sich alle nach allen Seiten absichern. Das frisst eine Menge Energie und Zeit.

TIPP: Zeigen Sie sich vertrauensvoll und öffnen Sie sich. Spielen Sie nicht den unantastbaren und unfehlbaren Vorgesetzten. Geben Sie eigene Fehler zu, zeigen Sie Schwächen. Dann wird sich der Mitarbeiter öffnen und Sie werden viel mehr über ihn erfahren. Investieren Sie Vertrauen in den Mitarbeiter, indem Sie ihm etwas (mehr) zutrauen. Eine hoch wirksame Frage ist im Mitarbeitergespräch: „Was kann ich tun, damit Sie wirksamer und leichter arbeiten können?“

Stärken & Talente

Exzellente Führungskräfte schauen auf die Stärken der Mitarbeiter und suchen, dass sie diese in ihr Aufgabengebiet einbringen können. Sie schauen maximal, dass vorhandene Schwächen nicht ins Gewicht fallen.

TIPP: Fokussieren Sie das Gespräch auf Stärken und sammeln Sie gemeinsam aus der zurückliegenden Zeit Momente, in denen der Mitarbeiter diese Stärken gezeigt hat. Ergründen Sie Talente, die manchmal auch außerhalb der aktuellen Tätigkeit liegen. Hilfreich ist die Frage: „Was fällt Ihnen leicht?“ Dabei geht es nicht um das, was der Mitarbeiter gerne oder oft macht, sondern was ihm leicht fällt, so von der Hand geht. Vielleicht nennt er dabei Dinge aus dem privaten Umfeld. Besprechen Sie, wie und wo der Mitarbeiter dieses Talent in seine Arbeit einbringen kann.

Positives Denken

Ganz oft habe ich erlebt, dass Führungskräfte im Mitarbeitergespräch ein Horrorszenario aufgebaut haben, um jeden Gedanken nach persönlicher, beruflicher und finanzieller Entwicklung des Mitarbeiters im Keim zu ersticken.

TIPP: Schauen Sie gemeinsam auf die Dinge, die sich positiv entwickelt haben. Der Blick auf Stärken und Talente dient diesem Aspekt genauso, wie viele andere zuvor besprochene. Mitarbeitergespräche sind keine Gespräche zur Generalabrechnung. Schauen Sie positiv in die Zukunft, denn das ist das, was Mitarbeiter oft nicht können.

FAZIT: Das exzellente Mitarbeitergespräch

Mitarbeitergespräche sind oft Standard in vielen Unternehmen. Nutzen Sie neben den damit verbundenen Formalismen das Mitarbeitergespräch vor allem, um die Motivation zu stärken. Führen Sie das Gespräch zugewandt und auf Augenhöhe. Geben Sie dem Mitarbeiter das Gefühl, dass er Ihnen wichtig ist. Bauen Sie ihn auf, stärken Sie ihn, schenken Sie Vertrauen und blicken Sie positiv in die Zukunft.

Und noch eines: In der Regel sind die Gespräche zu protokollieren. Das gehört meiner Meinung nach niemals in ein Mitarbeitergespräch, sondern sollte danach erfolgen. Dies gilt insbesondere, falls die Gespräche digital protokolliert werden müssen. Wenn ein Vorgesetzter während des Gespräches in sein Tablet schreibt, entzieht sich das meist dem Einblick des Mitarbeiters. Das schafft Misstrauen. Außerdem ist Ihre Aufmerksamkeit beeinträchtigt. Das Mitarbeitergespräch braucht aber Ihre volle Aufmerksamkeit. Schreiben Sie notfalls wenige Notizen auf einem Zettel mit und fertigen Sie das Protokoll anschließend an, das Sie dann mit dem Mitarbeiter noch einmal abstimmen können.

Sie haben keine Zeit? Führung heißt führen. Viele Führungskräfte beklagen sich, dass sie für diese (und andere) Führungsaufgaben kaum Zeit haben. Mitarbeitergespräche werden dann oft unvorbereitet und unter Zeitdruck geführt. Mein Tipp: Reduzieren Sie konsequent Micromanagement und beginnen Sie mit Führung –  denn dafür werden Sie bezahlt. Und dann haben Sie auch genügend Zeit für gute Mitarbeitergespräche.