Regeln – Wie nützlich sind sie?

Haben Sie sich auch schon einmal über eine sinnlose Regel aufgeregt? Mir scheint, dass die Regierung immer häufiger solche Gesetze erlässt, bei denen ich mich sehr bevormundet fühle. In Ihrem Verantwortungsbereich haben Sie Einfluss auf einen großen Teil der geltenden Regeln. Aber sind Regeln immer schlecht?

Regeln bieten Sicherheit. Gerade Mitarbeitern mit einem geringen Reifegrad geben sie Orientierung und Sicherheit. Andere Mitarbeiter nehmen sie als blockierend, einschränkend und demotivierend wahr. Ein kurzer Blick auf die Neurologischen Denk- und Motivationsstrategien erklärt das. Danach betrachten wir das Thema Regeln aus Sicht der neun Grundprinzipien Neurologischer Führung.

Neurologische Denk- und Motivationsstrategien

Menschen folgen überwiegend den in der Kindheit geprägten neurologischen Denk- und Motivationsstrategien. Diese sind  individuell sehr verschieden. Wir betrachten nachstehend die für Regeln wesentlichen Strategien.

Proaktiv – Reaktiv

Mitarbeiter mit reaktiver Motivationsstrategie bevorzugen Regeln, wenn sie transparent sind. Sie geben ihnen Sicherheit die sie benötigen, um ins Handeln zu kommen. Proaktive Mitarbeiter brauchen Regeln, um in der Spur zu bleiben. Allerdings demotivieren sie sinnlose Regeln.

Internal – External

External motivierte Mitarbeiter lieben Regeln. Sie geben ihnen quasi stillschweigend Feedback. Internale Mitarbeiter haben ihre eigenen Regeln.

Optional – Prozedural

Prozedural denkende Mitarbeiter mögen ebenfalls Regeln, wenn sie sinnvoll erscheinen. Optional denkende Mitarbeiter behindern sie in ihrer Kreativität.

Gleich – Verschieden

Mitarbeiter, die von wiederkehrenden Dingen motiviert sind, arbeiten gerne regelkonform. Verschieden-motivierte Mitarbeiter mögen die Veränderung von Regeln.

Global – Detail

Mitarbeiter mit detailmotivierter Strategie mögen Regeln, wenn sie nur klar und detailliert genug sind. Globaldenkende Mitarbeiter relativieren Regeln gerne und fühlen sich durch Regelungsdetails gelangweilt.

Grundprinzipien Neurologischer Führung

Die Neurologische Führung folgt neun aus Wissenschaft und Erfahrung hergeleiteten Grundprinzipien. Ob und wie Regeln sinnvoll sind, möchte ich anhand dieser Kriterien nachstehend diskutieren.

Verstehbarkeit

Regeln schaffen Transparenz und sind damit motivierend. Voraussetzung ist, dass alle Regeln transparent sind. Hidden rules sorgen für Unsicherheit, die in vielen Unternehmen beobachtbar ist. Deshalb empfehle ich, nicht nur regelmäßig existierende Regeln zu überprüfen, sondern dies auch gemeinsam mit den Mitarbeiter zu tun. Denn die kennen noch viel besser die ungeschriebenen Regeln.

Fokussierung

Regeln dienen nicht der Fokussierung auf zu erreichende Ziele. Ganz im Gegenteil, sie sorgen dafür, dass auf den Prozess fokussiert wird. Es geht nicht darum, Ziele zu erreichen, sondern Regeln einzuhalten. Das ist nicht im Sinne der Neurologischen Führung. Reduzieren Sie deshalb möglichst alle Regeln, die nicht eindeutig ihren Zielen dienen. Eine Regel sollte immer gelten: „Wir richten unseren Blick immer wieder und fokussiert auf unsere Ziele.“ (Dazu sollte die Ziele allerdings klar sein.)

Partizipation

Regeln finden dann eine hohe Akzeptanz, wenn sie gemeinsam geschaffen und vereinbart wurden. Deshalb halte ich es für eine Routineaufgabe, einmal jährlich im Team darüber zu sprechen. Werfen Sie gemeinsam Regeln über Bord und formulieren Sie andere Regeln noch besser, um zu neuen Ufern aufzubrechen.

Würdigung

Hier mahne ich zur Vorsicht: Oft wird die Leistung eines Mitarbeiter insbesondere dann gewürdigt, wenn er sich an Regeln hält und weniger, wenn er wirksam Ziele erreicht. Bringen Sie Ihren Mitarbeitern nur dann in Bezug auf Regelkonformität Ihre Wertschätzung und Anerkennung entgegen, wenn dies absolut unumstößliche Regeln sind. Hierzu zählen aus meiner Sicht unbedingt Compliance-Regeln oder die Regel, alles Handeln auf die Ziele zu fokussieren.

Verbundenheit

Regeln schaffen Verbundenheit, jedoch nur dann, wenn sie sinnvoll sind. Ansonsten scheiden sich hier die Geister. Da gibt es die Regelkonformen. Das sind diejenigen, die durch ihr äußeres Verhalten auf sich aufmerksam machen. Ich gehöre dazu, wenn ich mich an die Regeln halte. Umgekehrt wird für mich ein Schuh daraus: Ich gehöre nicht mehr dazu, wenn ich mich nicht an die (wenigen) Regeln halte. Ich gehöre aber insbesondere dazu, wenn ich Ergebnisse bringe.

Sinnstiftung

Regeln sind nur dann sinnvoll, wenn sie der Zielerreichung dienen. Alle anderen gehören abgeschafft. (Ausnahme z. B. Compliance-Regeln)

Vertrauen

Unsinnige Regeln, insbesondere die, die der Kontrolle dienen, schaffen Misstrauen. Und diese gibt es reichlich und sind unbedingt zu entsorgen. Das Prinzip muss gelten: So wenig Regeln wie nötig, und nicht weniger. Diese werden konsequent eingehalten.

Stärken- und Talentorientierung

„Minimal-invasive“ Regeln fördern die Selbstständigkeit, also die Möglichkeit, Dinge auszuprobieren, eigene Stärken und Talente zu zeigen und Gestaltungs- und Entscheidungsspielraum zu haben. Das schafft Motivation und ist im Übrigen ein wichtiger Beitrag zur Mitarbeitergesundheit.

Positives Denken

Richten Mitarbeiter beständig ihren Blick auf Regeln, rechnen sie mit dem Schlimmsten. Bloß Regeln einhalten, dann kann zumindest mir nichts passieren. Hochleistung ist damit nicht möglich. Auch deshalb bleibt die Forderung, Regeln deutlich zu reduzieren.

Regelinventur

Meine Empfehlung ist: Führen Sie einmal pro Jahr eine Regelinventur durch. In einem gemeinsamen Workshop mit Ihren Mitarbeitern kommen alle Regeln, offene und verdeckte, auf den Tisch. Betrachten Sie, wo die Regeln herkommen. Manche Regeln wirken von außerhalb auf Sie ein, z. B. Arbeitszeitregeln. Diese wären ggfs. in größerem Rahmen zu diskutieren. Andere Regeln haben sie in Ihrem Verantwortungsbereich bewusst geschaffen, vielleicht vor vielen Jahren. Und es wurde nie etwas geändert. Sie wirken, quasi aus Tradition – und sind längst überholt. Oft werden sie auch gar nicht mehr gelebt, oder nur von einigen.

Hidden Rules

Und dann gibt es die hidden rules, ungeschriebene Gesetze, an die sich jeder hält. Oft ist nicht bekannt, wann sie überhaupt entstanden sind. Niemand ist dafür verantwortlich. Irgendwie sind sie akzeptiert, häufig jedoch wenig sinnvoll und damit demotivierend.

Workshop

In allen Fällen ist zu überprüfen, ob die Regel noch sinnvoll ist. Falls ja, machen Sie den Sinn für alle nachvollziehbar transparent. Ist sie nicht mehr sinnvoll, gehört sie abgeschafft. Reduzieren Sie die Regeln auf ein absolutes Minimum und sorgen Sie dafür, dass jeder die Regeln wirklich verstanden hat und weiß, wie er sich regelkonform verhält.

In der Regel brauchen Sie zu Beginn dieser Routine etwa einen Tag für diese Regelinventur. In den Folgejahren reichen oft ein halber Tag, vielleicht auch nur zwei bis drei Stunden. Ohne den Nachweis antreten zu können: Ich vermute, dass sich diese Inventur innerhalb von nur wenigen Tagen motivatorisch amortisiert.

Wenn Sie mögen, begleite ich Ihren Workshop gerne. Sprechen Sie mich dazu einfach an. Je früher, umso schneller tragen Sie zu einer höheren Motivation bei.