Überlastung reduzieren und vermeiden

„Allein in der letzten Stunde sind bei mir 23 eMails eingegangen. Und sie sind tatsächlich alle wichtig.“ Das war die Aussage einer Führungskraft im Rahmen eines Business Coachings. Der Leiter Anlagentechnik ist im Unternehmen als Experte anerkannt und sehr geschätzt. Technische Fragen zu den Betriebsanlagen landen auf seinem Tisch, weil er schnell sehr kompetente Antworten liefert bzw. für eine schnelle Lösung von Problemen sorgt. Inzwischen ist seine tägliche Arbeitszeit auf 14 Stunden angewachsen. Deshalb ist für Hobbies und Sport keine Zeit. Außerdem müssen Partnerin und Kinder zurückstecken. Mehr und mehr treten Schlafstörungen und Panik-Attacken auf. Der zu hohe Bluthochdruck und inzwischen sogar depressive Episoden begleiten sein Leben – falls man es so noch bezeichnen will.

Chronische Überlastung entsteht ganz häufig aufgrund von Chancen und Situationen, die das eigene Ego bedienen. Dabei entsteht die Überlastung typischerweise in zwei verschiedenen Formen: Sprunghafter oder allmählicher Anstieg.

Beim sprunghaften Anstieg bietet sich oft die Chance, eine zusätzliche Aufgabe zu übernehmen. Das gibt befriedigt das Grundbedürfnis nach Anerkennung. Und deshalb erfährt das eigene Ego einen gewaltigen Schub. Wir alle wollen wichtig sein und Bedeutung haben. Sehen wir eine Chance, dieses Bedürfnis zu befriedigen, fällt es uns schwer, Nein zu sagen.

Beim langsamen Anstieg der Belastung bis hin zur Überlastung steht das Motiv im Vordergrund, dazuzugehören. Mitarbeiter und Führungskräfte wachsen in eine Organisation hinein, entwickeln Expertise und sind mehr und mehr gefragt. Sie bauen ihr Netzwerk aus und kommen mit immer mehr Mitarbeitern in Kontakt. Dieser schleichende Prozess wird deshalb kaum als Überlastung wahrgenommen, weil es keine scharfe Grenze gibt und eine gewisse Gewohnheit (vielleicht sogar Sucht) entsteht.

Maßnahmen gegen Überlastung

Was können Sie dagegen tun, um nicht in die Überlastungsfalle zu tappen. Ich nenne hier ein paar Schritte:

Überlastung wahrnehmen

Der erste und wichtigste Schritt ist, die (drohende) Überlastung wahr- und ernstzunehmen. Überschreiten Sie dauerhaft eine durchschnittliche Arbeitszeit von 8 bis 10 Stunden täglich, deutet dies auf eine Überlastung hin. Haben Sie für Familie, Freunde, Sport und Hobbies keine Zeit, ist dies ebenfalls ein wichtiges Indiz. Hinzu kommen alle psychischen und psychosomatischen Marker, wie z. B. Bluthochdruck, Diabetes, häufige Infekte, Schlafstörungen, Panikattaken, innere Unruhe, Unkonzentriertheit oder Aggressivität.

Leider höre ich häufig in meinen Seminar SelfCare Management, dass es ja irgendwie schon geht. In diesen Tagen sagte mir eine Führungskraft: „Ich weiß nicht, wie lange ich das noch aushalte. Aber es ist schon der Wahnsinn. Na ja, und wenn ich dann tot umfalle, dann ist das eben so.“ – Ich war völlig geschockt. Bitte lügen Sie sich nichts in die Tasche. Oft glauben wir, dass wir viel arbeiten müssen, um erfolgreich zu sein. „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen.“ – „Schaffe, schaffe, …“ Das alles ist Bullshit und stimmt nicht!

Werte und Antreiber klären

In diesem Zusammenhang klären Sie, welchen Werten Sie folgen und ob Ihr Verhalten wirklich diesen Werten dient. Viele überlastete Menschen sagen mir, dass sie wichtige Beiträge leisten, die niemand anders leisten kann. Sie sind wertvoll für das Unternehmen und gehen davon aus, dass sie nahezu unersetzlich sind. Sie prognostizieren wirklich große Probleme für die Organisation, falls sie selbst ausfallen. Meistens habe erlebt, dass solche Mitarbeiter schneller vergessen sind, als sie selbst angenommen haben.

Falls Sie für sich und Ihr Unternehmen wirklich etwas gutes tun wollen, dann teilen Sie Ihre Expertise. Befähigen Sie andere. Und füllen Sie ihre freie Kapazität mit neuem Wissen und neuen Kompetenzen. Werden Sie Influencer, jemand, der die Organisation wirklich nach vorne bringt.

Glauben Sie, dass Sie als besonders bedeutsam wahrgenommen werden, wenn Sie alle zwei Minuten Ihre eMails checken und binnen fünf Minuten darauf antworten? In der VIP-Lounge des Flughafens sitzt mir ein CEO eines großen Konzerns gegenüber und wir kommen ins Gespräch. Andere Fluggäste um uns herum sind mit hochrotem auf ihren mobile Devices aktiv. Und er sagt zu mir: „Wissen Sie, wann man wirklich wichtig ist? Wenn man den Mut hat, diesen Schwachsinn sein zu lassen.“ – Wow, der Satz saß.

Klären Sie Ihre Werte und Ihre Antreiber. Klären Sie vor allem – nicht nur in der Mitarbeiterführung – das WARUM.

Sofort kleine Schritte unternehmen

Die wirksamste Methode, aus der abwärtsgerichteten Überlastungsfalle auszuscheren ist, sofort mit einem kleinen Schritt zu beginnen. Üblicherweise habe ich mein Smartphone beim Schreiben solcher Blog-Beiträge neben mir auf dem Schreibtisch liegen. Heute habe ich es drei Meter weiter lautlos auf das Sideboard gelegt. Kleine Schritte. Falls Ihnen das schwerfällt, fragen Sie sich unbedingt, warum!

Machen Sie eine Liste mit allen Ihren Aufgaben, überlegen Sie, warum Sie diese Aufgabe tun und wer sie ggfs. auch tun könnte. Geben Sie noch heute eine dieser Aufgaben ab. Und jetzt füllen Sie die entstandene „Lücke“ mit etwas auf, das nicht Arbeit ist.

Schauen Sie in Ihren Kalender. Vermutlich finden Sie zahlreiche Meetings in den nächsten vierzehn Tagen. Suchen Sie sich ein Meeting aus, für das Sie Ihre Teilnahme absagen. „Willst‘ was gelten, mach‘ Dich selten.“ Für ein weiteres Meeting entsenden Sie einen Vertreter. Und auch diese Lücken schließen Sie sinnvoll, zum Beispiel mit einem Spaziergang, Sport oder einem Treffen mit einem guten Freund. Oder Sie nutzen die Zeit für grundlegende, strategische Überlegungen.

Suchen Sie sich Unterstützung

Oft sind Führungskräfte in der Abwärtsspirale gefangen und finden kaum noch einen Weg heraus. Dann ist es hilfreich, einen Mentor oder Coach zu haben, der Unterstützung leistet. Manchmal hilft auch ein guter Freund oder ein Kollege, der eine ähnliche Situation erfolgreich gelöst hat.

Ich empfehle Ihnen auch sehr, eine kleine Auszeit zu nehmen, zum Beispiel in meinem Seminar SelfCare Management. Hier reflektieren Sie unter Gleichgesinnten Ihre Situation, reflektieren Ihre Situation, Ihr Verhalten, Ihre Werte und Antreiber. Wir setzen speziellen Testverfahren ein, damit Sie erfahren, wie stark Sie wirklich von einer Überlastung betroffen sind. Und Sie entwickeln eine Idee, wie Sie als Führungskraft sein wollen. Zahlreiche Informationen, Methoden und Tricks helfen Ihnen, diese Idee zu realisieren – damit Sie wirklich bedeutsam und dauerhaft leistungsstark sind.